การบริหารงานแบบองค์รวม

          งานต่างๆ ในปัจจุบันนิยมมองงานทุกงาน แยกเป็นวิชาหรืองานออกเป็นส่วนๆ เช่น การเงิน ต้นทุน คุณภาพ ความปลอดภัย สิ่งแวดล้อม สวัสดิการ เป็นต้น ทำให้ยุ่งยากในการทำแยกทีละงาน การบริหารแบบองค์รวมจะเน้นวิธีการบริหารมาอยู่ในเรื่องเดียวกัน โดยกำหนดจุด เชื่อมโยงให้ชัดเจน สามารถลดงานซ้ำซ้อน ลดเอกสาร ลดการติดต่อสื่อสาร และลดงานที่ไม่จำเป็น ได้อย่างมากมาย

บทคัดย่อ

          การบริหารงานแบบองค์รวม เป็นแนวคิดหนึ่งในการรวมงานให้เป็นหนึ่งเดียว จะได้ไม่ หลงลืมงานที่ต้องทำมากมาย การบริหารงานแบบมีส่วนร่วม (Participation Management)เป็น การรวมคนให้ทำงานร่วมกันจนเป็นทีมงาน แต่การบริหารงานแบบองค์รวม เป็นการรวมงาน (Merge) ที่ทำให้ทุกงานได้รับการทำงานตามจังหวะที่ต้องทำในกระบวนการทำงานที่กำหนด ไว้ เช่น เมื่อจะทำงานชิ้นหนึ่ง ก็ให้มองคุณภาพ สิ่งแวดล้อม ความปลอดภัย ในคราวเดียวกัน ตั้งแต่การจัดเตรียมคน อุปกรณ์ที่ใช้ป้องกันความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม ขณะทำงานก็คำนึงทั้ง สามองค์ประกอบ สุดท้ายเป็นการเคลียร์งาน ทำความสะอาด ให้มีความปลอดภัย และป้องกัน สิ่งแวดล้อม จนจบงาน ตลอดจนจัดให้มีระบบการทำงานที่มี 3 ปัจจัย อยู่ในวิธีปฏิบัติงาน มาตรฐาน สัญญาจ้างเหมา การประเมินผลงานพนักงาน เป็นต้น

1. บทนำ

          การบริหารงานแบบองค์รวม (Total Factors Management) เมื่อพิจารณาแบบผิว เผินแล้วจะคล้ายๆ กับการบริหารแบบคุณภาพโดยรวม (TQC หรือ TQM) แต่ TQC จะเน้นตัว คุณภาพ Q,C,D,S,M,E,E ในการบริหารงาน และตอบสนองความพึงพอใจให้ลูกค้าเมื่อ

Q = คุณภาพตามที่ตกลงกับลูกค้า

C = ต้นทุนต่ำหรือราคาต่ำ

D = การส่งมอบตรงเวลาที่นัดหมาย

S = ความปลอดภัยในการใช้งานหรือปฏิบัติงาน

M = ขวัญกำลังใจของผู้ทำงาน

E = สิ่งแวดล้อมในการทำงานและที่ส่งผลกระทบต่อภายนอก และ

Et= จรรยาบรรณของผู้ปฏิบัติงานรวมถึงเจ้าของบริษัท

          การบริหารงานแบบองค์รวม (TFM) จะเน้นการปฏิบัติงานหรือการบริหารงานเพียง อย่างเดียว ที่มองถึงปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเหตุเข้ามาอยู่ในที่เดียวกัน นั่นคือ ต้องการทำอย่างเดียว แต่ให้ผลครอบคลุมทุกด้าน ไม่มองอย่างแยกส่วน แต่จะมองแบบองค์รวม ซึ่ง TFM นี้ จะเป็นเทคนิคหนึ่งที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานแบบ คุณภาพโดยรวม (TQC หรือ TQM)

          เหตุที่หยิบยกการบริหารงานแบบองค์รวมขึ้นมา เนื่องจากการท างานในสมัยนี้ จะเห็น ว่าผู้ปฏิบัติงานมีความรู้สึกว่าทำงานหลายอย่าง มีแต่งานเพิ่มขึ้นมา แท้จริงแล้วก็ยังคงเกี่ยวข้องกับ เรื่องทำงานเพียงอย่างเดียว เพียงแต่ว่าเราบริหารงานแบบแยกส่วน ทำให้ต้องใช้เวลาและเอกสาร เพิ่ม ถ้าเราสามารถใช้การบริหารงานแบบองค์รวม ก็จะสามารถทำให้การใช้เวลา ปริมาณงาน และเอกสารลดลงได้

2. แนวคิดการบริหารงานแบบองค์รวม (TFM)

          การบริหารงานแบบองค์รวม อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “การบริหารงานแบบตอบทุก ค าถาม” หรือ “การบริหารงานแบบควบคุมทุกปัจจัยที่เกี่ยวข้อง” ก็ได้ ก็จะมองเห็นภาพของ ความหมายชัดเจนขึ้น

มูลเหตุจูงใจที่ต้องหาแนวคิดใหม่ในการบริหาร มีดังนี

           1. ผู้ปฏิบัติงานรู้สึกเหมือนมีงานเพิ่มขึ้นตามเวลาที่ผ่านไป

          2. องค์กรมีการจัดตั้งคณะทำงานหลากหลายคณะ โดยแยกเป็นเรื่องๆ ย่อยๆ เช่น ความปลอดภัย 5ส ข้อเสนอแนะ QCC อัคคีภัยและอุทกภัย ISO9000 ISO14001 มอก.18000 ทีมต้นทุน ทีมคุณภาพ ทีมส่งออก ทีม DM ทีม QIT

          3. การใช้เวลาประชุมนาน เพราะมีหลายหัวข้อเรื่องที่ต้องพิจารณา

          4. ขวัญกำลังใจผู้ปฏิบัติงานตกต่ำเพราะปริมาณงานมาก เอกสารมาก ทำงานไม่ค่อยทัน

          5. พนักงานเริ่มมองแบบแยกส่วนไม่มององค์รวม เกิดการเชื่อมโยงมาที่งานประจำ ไม่ได้ มุ่งแก้เป็นจุดๆ โดยไม่คำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ ที่อยู่ในงานนั้น มุ่งงานของตนเอง ให้สำเร็จ แต่อาจมีผลกระทบต่อหน่วยอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน หรืองานตัวเองแต่เป็น ปัจจัยอื่น ไม่ช่วยควบคุมต้นทุนหรือ OT เมื่อขอความอนุเคราะห์ให้หน่วยงานอื่น ช่วยเหลืองานตน หรือรู้ว่าเป็นงบประมาณค่าใช้จ่ายของคนอื่น ไม่ใช่ของตน

          ลักษณะปัญหางานในระบบราชการเป็นที่ทราบกันดีว่า การแก้ปัญหาทีละจุดของ หน่วยงานราชการมีปัญหาเรื่องการไม่มององค์รวม เช่น สร้างถนนเสร็จใหม่ๆ ทีมประปาเข้ามาขุด ฝังท่อประปา กลบรอยเสร็จ ทีมวางท่อระบายน้ำเข้ามา จัดการขุดๆ แล้วก็กลบ หลังจากนั้นไม่ นาน ทีมปักเสาไฟฟ้าก็เข้าขุดหลุมฝังเสาไฟฟ้า โชคดีหน่อยทีมโทรศัพท์ใช้เสาไฟฟ้าในการเดินสาย ปัญหาก็เลยน้อย ผลกระทบของชาวบ้านก็มีการจารจรติดขัด ถนนพัง แล้วไม่ซ่อม และผู้รับเหมา ต่างๆ ที่หน่วยงานราชการจ้างมาก็หลบลี้หนีหน้าไป เรื่องนี้ถ้ามีการมององค์รวมก็จะสามารถ จัดลำดับงาน โดยที่การทำถนนช่วงเทคอนกรีตจะต้องที่หลังสุด แต่ถ้ามีออกแบบถนนให้มีอุโมงค์ ต่างๆ แบบทั้งระบายน้ำ ร้อยท่อประปา เดินสายโทรศัพท์ได้ภายในอุโมงค์ ก็จะเป็นการดี อีกทั้ง ต้องออกแบบเผื่อการซ่อมบำรุงที่ไม่ต้องทำลายถนนด้วยก็จะเป็นการดีที่สุด

          นิทานเรื่อง “สุนัขเกิดในวัด” ก็จะเป็นอุทาหรณ์อย่างดี ในเรื่องการทำงานที่ไม่องค์รวม ลูกสุนัขเกิดในวัด ที่ใต้ถุนกุฏิ หลวงพ่อได้ยินเสียงลูกสุนัข จึงเรียกเด็กวัดไปดูซิว่าลูกสุนัขเกิดกี่ตัว เด็กวัดลงไปดูแล้วกลับมารายงานหลวงพ่อว่า “เกิด 5 ตัวครับ” หลวงพ่อถามต่อว่า “ตัวเมียกี่ตัว ตัวผู้กี่ตัว” เด็กวัดลงไปดูอีก แล้วกลับขึ้นมารายงานว่า “ตัวเมีย 2 ตัว ตัวผู้ 3 ตัวครับ” หลวงพ่อ ถามต่ออีกว่า “มีสีอะไรบ้าง” เด็กวัดลงไปดูอีก แล้วกลับขึ้นมารายงานว่า “สีน้ าตาล 2 ตัว สีขาว 3 ตัว ครับ” หลวงพ่อถามต่ออีกว่า………………..ลองดูซิว่าเด็กวัดจะทำงานหนักแค่ไหน เหนื่อย เพียงใด ในเรื่องการไม่มององค์รวม ทำให้ต้องทำงานซ้ำหลายครั้ง แท้จริงแล้วมีเพียงงานเดียว คือ งานไปดูรายละเอียดเกี่ยวกับแม่และลูกสุนัข

          แก่นพุทธศาสนา มุ่งเน้นดับทุกข์ดับปัญหา หาหลักการดับทุกข์ดับปัญหา โดยใช้อริยสัจ 4 เป็น แม่บท คือ ทุกข์ (ปัญหา) สมุทัย (เหตุรากเหง้าของปัญหา) มรรค (วิธีการ/หนทาง/สูตร ที่จะดับ ปัญหาที่เหตุรากเหง้า) นิโรธ (สภาวะที่ปัญหาไม่มี และไม่เกิดปัญหาขึ้นอีก) จากปัญหาต่างๆ ใน โลกนี้ ใช้สมาธิปัญญาและญานหยั่งรู้ค้นหาสูตรส าเร็จเป็นชุดๆ แบบองค์รวม มาแก้ไขปัญหา โดย ใช้อริยสัจ 4 เป็นแม่บทวิเคราะห์พิจารณาไตร่ตรอง เช่น การทำงานให้สำเร็จอย่างมีพลังโดยใช้ พละ 5 (ศรัทธา วิริยะ สมาธิ ปัญญา และสติ) การพัฒนาตนเองให้ทำงานส าเร็จโดยใช้อิทธิบาท 4 (ฉันทะ วิริยะ จิตตะ วิมังสา) มรรคมีองค์ 8 จะเห็นว่า วิริยะ มักอยู่ในสูตรทั่วๆ ไป ขาดมิได้ เป็นต้น

          การพิจารณา Raw meal ที่ใช้ในเป็นวัตถุดิบผลิตปูนซีเมนต์ ก็ต้องมอง Rawmix อันประกอบด้วยองค์ 4 คือ หินปูน ดินเหนียว ลูกรัง และทราย จะใช้สัดส่วนเท่าใด ก็ต้องพิจารณา ที่เป้าหมาย แล้วใช้อย่างพอดิบพอดี การใช้พละ 5 ก็เช่นกัน จะต้องสร้างความสมดุลทั้ง 5 องค์ ความสมดุลไม่ใช่หารยาวเฉลี่ยเท่าๆ กัน แต่ เป็นการให้สัดส่วนอย่างเหมาะสมที่ส่งผลต่อเป้าหมาย ของวัตถุประสงค์นั้นๆ อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับ Rawmix Ratio

          องค์รวมในการบริหารธุรกิจหรือท างานก็มี คุณภาพ ความปลอดภัย สิ่งแวดล้อม นโยบาย ปัจจัยภายนอก ปัจจัยภายใน ทำอย่างไรเมื่อรู้สึกว่ามีงานมาก แล้วให้ดูว่ามีงานน้อย เทคนิคที่สำคัญคือมองให้เป็นเรื่องเดียวกัน ทำคราวเดียวกันได

3. แนวทางการประยุกต์การบริหารแบบองค์รวม

          แนวคิดในการประยุกต์ใช้การบริหารแบบองค์รวมนี้ เริ่มจากการกำหนดปัจจัยหลักให้ ครอบคลุมงาน เช่น ในงานประจำวัน (DM) ที่ทำอยู่ทุกวันนี้ จะหนีไม่พ้นความต้องการที่จะให้งาน สำเร็จ โดยบรรลุเป้าหมายอยู่ 3 องค์ คือ คุณภาพ สิ่งแวดล้อม และความปลอดภัย (หากมี มากกว่านี้ก็ให้ระบุออกมา) ดูว่างานประจำวันนั้น ต้องการความสำเร็จอย่างไร แล้วแจกแจงไปตาม องค์คุณภาพ สิ่งแวดล้อม และความปลอดภัย ขั้นตอนนี้นึกให้หมด มิเช่นนั้นจะคิดว่ามีงานเพิ่มเข้า มาอีก แท้จริงแล้ว ไม่ได้เพิ่มงาน แต่งานเดิมยังทำไม่ครบเท่านั้นเอง จากนั้นพิจารณาว่าอะไร รวมกันได้ก็รวมกัน จะได้ทำครั้งเดียวจบ ข้อควรพิจารณาให้พิจารณางานที่จะทำเพิ่มเข้ามานั้น ต้องมีประโยชน์ จำเป็นจริงๆ ไม่ใช่ทำเพราะความอยากจะเห็นอยากจะมี ตอบให้ได้ “ทำไปทำไม” และ “มีประโยชน์อะไรต่อธุรกิจหรือองค์กร”

          การสั่งงานก็ต้องสั่งให้ครบทั้ง 3 มาตรฐาน เช่น ให้ไปเชื่อมแผ่นเหล็ก เชื่อมให้แน่นๆ นะ (คุณภาพ) อย่าลืมป้องกันแสงจ้า (ความปลอดภัย) งานเสร็จแล้วอย่าลืมปัดกวาดให้เรียบร้อย (สิ่งแวดล้อม) การตรวจงานในสนามหรือที่หน้างาน ให้มองทั้ง 3 มาตรฐาน เพราะไหนๆ ก็ลงไปดู แล้ว มิเช่นนั้นจะเหมือนนิทานเรื่องสุนัขเกิดในวัด

4. บทส่งท้าย

          การบริหารงานแบบองค์รวม เป็นแนวคิดด้าน TQC ที่ไม่ให้มองงานแบบแยกส่วน ทำให้สูญเสียภาพรวมไป เชื่อมโยงงานกันไม่ได้ ทำให้สูญเสียภาพรวมไป ทำงานซ้ำๆ เพราะลง พื้นที่ครั้งหนึ่งเจาะเพียงเรื่องเดียว แก้ปัญหาขวัญกำลังใจพนักงานที่ตกต่ำจากการทำงานที่ต้องใช้ เวลานานหลายครั้ง เอกสารมาก จนทำงานไม่ทัน การองค์รวมจะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพขึ้น ลดทรัพยากรที่ใช้ในการผลิตของธุรกิจองค์กรพุทธวิธีบริหาร Buddhist Style in Management